Datenschutzerklärung

INFORMATIONEN ZUR VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN VON MIETERN GEMÄSS ARTIKEL 13 UND 14 DER EU-VERORDNUNG 2016/679 (DSGVO)

Mit diesen Informationen möchten wir Sie gemäß Art. 13 der EU-Verordnung Nr. 2016/679 (auch „DSGVO“ genannt) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informieren, die zu Vertrags- und Buchhaltungszwecken erhoben und verarbeitet werden.

1. VERANTWORTLICHE STELLE

Verantwortliche Stelle ist Estay s.r.l. mit Sitz in P.za Deffenu Nr. 9, 09125 Cagliari (CA), vertreten durch ihren jeweiligen gesetzlichen Vertreter. Bei allen Anliegen bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten können Sie den Verantwortlichen für die Datenverarbeitung per Post (Standard- oder Einschreiben) an die oben genannte Adresse, per E-Mail an die Adresseamministrazione@estay.itoder über PEC an estaysrl@pec.net kontaktieren.

Der Datenschutzbeauftragte (DSB) ist Herr Giovanni Molinari. Sie erreichen ihn per E-Mail unter:dpo@estay.it.

2. KATEGORIEN DER VERARBEITETEN PERSONENBEZOGENEN DATEN

Der Verantwortliche verarbeitet die folgenden Kategorien personenbezogener Daten der betroffenen Person, die im Rahmen der Verhandlung, des Abschlusses und/oder der Durchführung des Vertragsverhältnisses bereitgestellt oder erhoben wurden oder die Estay anderweitig von folgenden Stellen übermittelt wurden:Lokaler Geschäftsführer von der betroffenen Person selbst oder von Estima s.r.l. kontaktiert wurden (siehe Abs. 6):

• Persönliche Identifikationsdaten: Name, Vorname, Steuernummer;
• Kontakt- und Lieferdaten: E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Wohnadresse oder abweichende Lieferadresse;
• Reservierungsnummer und zugewiesener QR-Code;
• Daten zur Zahlung der Gebühr;
• Bank- und/oder Kreditkartendaten zur Verwaltung von Kautionen, Bürgschaften und Zahlungen;
• Daten zur Kundenzufriedenheit mit der Qualität der erbrachten Dienstleistungen, statistische Daten zu Aufenthalten und Vertragsgegenständen der Mieter.

3. ZWECK DER VERARBEITUNG UND RECHTSGRUNDLAGE

Personenbezogene Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:

1. Abschluss und Durchführung des Mietvertrags, des Dienstleistungsvertrags (falls zutreffend) und etwaiger vorvertraglicher Maßnahmen auf Wunsch des Betroffenen sowie das Angebot des DienstesCity Pass über eine spezielle Anwendung für Smartphones und IT-Geräte im Allgemeinen;
2. Ermittlung und Zahlung der Mietgebühr und der Gebühr für Estay-Dienstleistungen, falls zutreffend;
3. Erfüllung gesetzlicher, vertraglicher (einschließlich tarifvertraglicher), administrativer, steuerlicher und versicherungsrechtlicher Verpflichtungen im Zusammenhang mit dem Vertrag, einschließlich der Führung von Buchhaltungsunterlagen;
4. Pflege der erforderlichen Korrespondenz und Kommunikation;
5. Marketingaktivitäten und Versand von Werbematerial mit automatisierten Kontaktmethoden (E-Mail, SMS, Instant Messaging, soziale Netzwerke, Apps, automatisierte Anrufsysteme ohne Mitarbeiterintervention usw.) und/oder traditionellen Methoden (Telefonate mit Mitarbeitern und Briefpost);
6. Überprüfung der Kundenzufriedenheit mit der Qualität der erbrachten Dienstleistungen, Studien sowie statistische und Marktforschung, direkt oder über spezialisierte Unternehmen, durch Befragungen oder andere Erhebungsmethoden.

Rechtsgrundlage für die oben genannte Verarbeitung ist der Abschluss und die Durchführung des Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen, die vom Betroffenen gewünscht werden, sofern nachstehend nichts anderes bestimmt ist.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung im Zusammenhang mit ausdrücklich gesetzlich vorgesehenen Verpflichtungen ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung im Zusammenhang mit Marketingaktivitäten und dem Versand von Werbematerial ist das berechtigte Interesse des Verantwortlichen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung im Zusammenhang mit Zufriedenheitsprüfungen sowie statistischen und Markterhebungen ist die Einwilligung der betroffenen Person.

Die Bereitstellung der Daten für die oben genannten Zwecke ist notwendig und zwingend erforderlich, um die rechtlichen und vertraglichen Verpflichtungen sowie die administrative, steuerliche und buchhalterische Abwicklung des Vertragsverhältnisses zu gewährleisten. Die Nichtbereitstellung dieser Daten führt daher zur objektiven Unmöglichkeit, das Vertragsverhältnis zu begründen, fortzuführen oder durchzuführen bzw. alle damit verbundenen Verpflichtungen ordnungsgemäß zu erfüllen.

4. VERARBEITUNGSMETHODEN

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt unter vollständiger Einhaltung der in der DSGVO festgelegten Grundsätze der Vertraulichkeit, Richtigkeit, Erforderlichkeit, Relevanz, Rechtmäßigkeit und Transparenz. Die Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten erfolgt sowohl in Papierform als auch elektronisch unter Einhaltung der geltenden gesetzlichen Bestimmungen. Es werden geeignete Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um den Verlust, die missbräuchliche oder unrechtmäßige Verwendung sowie den unbefugten Zugriff auf personenbezogene Daten zu verhindern. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich durch vom Verantwortlichen autorisiertes Personal, das spezifische Anweisungen zu den Methoden und Zwecken der Verarbeitung erhält.

5. Aufbewahrungsdauer und -kriterien für Daten

Die Dauer der Verarbeitung im Zusammenhang mit dem Vertragsverhältnis, den Dienstleistungen und vorvertraglichen Maßnahmen entspricht der Dauer der entsprechenden Berichte; dies gilt auch für die Verarbeitung, die zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist. Die Daten werden bis zur vollständigen Vertragserfüllung und Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen gespeichert, in jedem Fall jedoch maximal 10 Jahre nach Beendigung des Vertragsverhältnisses, wie gesetzlich für die Aufbewahrung von Dokumenten, für buchhalterische und nichtbuchhalterische Zwecke im Rahmen der Ausübung kaufmännischer Tätigkeiten und gemäß der allgemeinen Verjährungsfrist (Art. 2220 und Art. 2946 des Bürgerlichen Gesetzbuches) vorgeschrieben.

Für Marketingzwecke und den Versand von Werbematerial beträgt die Dauer der Verarbeitung und die Aufbewahrungsfrist 12 Monate nach Beendigung des Vertragsverhältnisses oder bis zum Widerspruch des Betroffenen.

Zur Überprüfung der Kundenzufriedenheit mit der Qualität der erbrachten Dienstleistungen sowie zur Durchführung von Studien und statistischer Marktforschung beträgt die Verarbeitungsdauer und die Aufbewahrungsfrist 12 Monate ab Datenerhebung oder bis zum möglichen Widerruf der Einwilligung durch die betroffene Person.

Dies gilt unbeschadet möglicher Verlängerungen der vorgenannten Fristen aufgrund der Beilegung von Streitigkeiten sowie etwaiger Abweichungen nach italienischem oder EU-Recht.

6. DATENÜBERMITTLUNG

Zusätzlich zu den gesetzlich oder durch Verwaltungs- oder Justizbehörden vorgeschriebenen Mitteilungen können alle erhobenen und verarbeiteten Daten an die folgenden Stellen übermittelt werden, gegebenenfalls an externe Auftragsverarbeiter, denen die Verarbeitung gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO schriftlich übertragen wurde:

• Buchhalter und Unternehmensberater; Immobilienmakler; Unternehmen, die Wartung oder Support für Plattformen und Anwendungen anbieten, und/oder Berater, auch in assoziierter Form, für die Gebührenabwicklung; Spezialisten für Informationssysteme und elektronische Geräte von Unternehmen sowie deren mögliche Kooperationspartner; Anbieter von Geschäfts- und Managementsoftware sowie Anbieter von Kommunikationsdiensten wie E-Mail;
• Von Estay beauftragte Mitarbeiter oder Dienstleister, einschließlich der sogenanntenlokalen Managerzur Erfüllung ihrer vertraglichen Verpflichtungen.

Insbesondere können alle personenbezogenen Daten an das verbundene Unternehmen Estima s.r.l. mit Sitz in Viale Trieste Nr. 40, 09123 Cagliari (CA), erreichbar unter Tel., übermittelt werden. +393499720364 / E-Mail-Adresse:immobiliare@estima.re.it, die mit der Verarbeitung zu den in Absatz 3 genannten Zwecken im Zusammenhang mit dem Abschluss und der Durchführung von Mietverträgen sowie der Erfüllung der damit verbundenen rechtlichen Verpflichtungen betraut werden kann. Die Übermittlung und Genehmigung dieser Verarbeitung an Estima s.r.l. wird der betroffenen Person im Falle ihrer tatsächlichen Umsetzung mitgeteilt.

7. Rechte der betroffenen Partei

Die betroffene Person kann jederzeit ihr Recht gemäß Artikel 15 ff. der DSGVO 2016/679 ausüben:

• Zugang (Art. 15 EU-Verordnung Nr. 2016/679);
• Berichtigung (Art. 16 EU-Verordnung 2016/679);
• Löschung (Art. 17 EU-Verordnung 2016/679);
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 EU-Verordnung 2016/679);
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 EU-Verordnung 2016/679);
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 EU-Verordnung 2016/679);
• Widerruf der Einwilligung zur Verarbeitung, sofern diese auf dieser Rechtsgrundlage beruht, unbeschadet der Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung (Art. 7 Abs. 3 EU-Verordnung 2016/679).
• Sie können eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde für den Schutz personenbezogener Daten einreichen und/oder bei der zuständigen Justizbehörde Berufung einlegen (Artikel 77 und 78 der EU-Verordnung 2016/679).

Zur Ausübung seiner Rechte und bei allen Anliegen im Zusammenhang mit der ihn betreffenden Datenverarbeitung kann sich der Betroffene an den Verantwortlichen für die Datenverarbeitung und den Datenschutzbeauftragten unter den in Absatz 1 angegebenen Adressen wenden.